BOJA

Boletín Oficial de la Junta de Andalucía
Número 143 - Lunes, 28 de julio de 2025
página 10464/5

d) Otros documentos: Políticas, manuales, planes, programas, protocolos,
documentos generales y operativos del ámbito certificado, así como cualquier otra
documentación que se requiera para mantener la eficacia del sistema de gestión.
3. El mapa de procesos representa la organización de la Agencia vista desde la
perspectiva de la gestión por procesos. Todos los procesos de la organización estarán
de esta forma representados, constituyendo el grado mínimo de cumplimiento exigido en
relación a la normalización de las actividades llevadas a cabo.
4. Cuando la Agencia gestione servicios públicos por encargo o encomienda de
gestión de la Junta de Andalucía, aprobará las correspondientes cartas de servicio.

Artículo 6. Control y acceso a la documentación.
1. La distribución y difusión de la documentación del sistema de gestión se hará
a través de los sistemas de información de la Agencia. El formato digital se considera
preferente, sin perjuicio de los medios que se utilicen para dar difusión a aspectos o
documentos concretos.
2. El control de la documentación del sistema de gestión asegura la publicación de
las últimas versiones aprobadas de las normas y demás documentos de la organización y
lo realiza el área responsable de calidad.
3. El archivo y la eliminación de toda la documentación se realizará de acuerdo con
los criterios de expurgo definidos por la organización, sin perjuicio de las reglas sobre
archivo documental de la Administración de la Junta de Andalucía, que resulten de
aplicación.
4. La documentación del sistema de gestión estará disponible en los sistemas de
información de la Agencia, de forma que se garantice a todo el personal de la entidad la
accesibilidad a los documentos que resulten de aplicación para su desempeño.
Depósito Legal: SE-410/1979. ISSN: 2253-802X

https://www.juntadeandalucia.es/eboja

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Artículo 5. Elaboración, aprobación y modificación de los documentos.
1. Los documentos serán aprobados según su alcance por:
a) La Dirección Gerencia, cuando se trate de normas generales.
b) La Dirección o Subdirección a la que pertenezca el área correspondiente, en el
caso de las fichas de proceso.
c) El área correspondiente, para las instrucciones técnicas.
2. Los demás documentos del Sistema de Gestión serán aprobados por las personas
responsables del ámbito de actividad que regulan o documentan.
3. En la elaboración de los documentos del sistema de gestión se tendrán cuenta las
siguientes prescripciones:
a) Se contará con la colaboración del área responsable en materia de calidad para
garantizar su ajuste al sistema de gestión. En el caso de normas generales y otros
documentos en los que se pueda poner en cuestión el cumplimiento de normas jurídicas,
se consultará además al servicio jurídico para que informe en cuanto a su ajuste a la
normativa vigente. Durante la elaboración de los documentos se podrán elevar consultas
a otras áreas de la organización en función de los asuntos que se traten.
b) Las modificaciones de los documentos seguirán la misma sistemática que para la
elaboración de los mismos.
c) La propuesta de necesidad de elaboración o revisión de los documentos podrá
surgir de cualquier persona de la organización.
d) Los formatos corporativos utilizados para la elaboración de estos documentos se
encontrarán disponibles en los sistemas de información de la Agencia.
e) La aprobación de los documentos, se realizará preferentemente mediante
procedimiento de firma electrónica, asegurando que el documento se encuentra protegido
contra modificaciones no autorizadas.
f) El proceso de elaboración, aprobación y modificación de los documentos quedará
debidamente registrado en el sistema de gestión y se gestionará a través de los sistemas
de información previstos en cada caso.