BOJA

Boletín Oficial de la Junta de Andalucía
Número 143 - Lunes, 28 de julio de 2025
página 10464/4

Artículo 4. Estructura y documentos del sistema de gestión.
1. La estructura básica que describe y marca el funcionamiento de la Agencia y, por lo
tanto, de su sistema de gestión es la siguiente:
a) Reglamento de Régimen Interior.
b) Programa de gestión y su planificación anual de desarrollo.
c) Mapa de procesos.
d) Documentos y sus correspondientes registros.
d.1. Normas generales y operativas.
d.2. Fichas de proceso.
d.3. Instrucciones.
d.4. Otros documentos.
e) Indicadores de medición del desempeño.
2. De acuerdo con lo anterior, las normas internas y documentos que desarrollan este
Reglamento de Régimen Interior se clasifican en los siguientes tipos:
a) Normas generales y operativas: Desarrollan o ejecutan, en el ámbito de la Agencia,
las disposiciones legales y reglamentarias que le resultan de aplicación y son de
aplicación a toda la organización.
b) Fichas de proceso: Describen los procesos de la Agencia de acuerdo al despliegue
del mapa de procesos, integrando los procedimientos que regulan cómo se llevan a cabo
las actividades específicas desarrolladas por las diferentes áreas de la organización.
c) Instrucciones: Detallan operativas concretas derivadas de una norma, proceso
o procedimiento o bien aplicaciones o especificaciones a una determinada área de la
organización.
Depósito Legal: SE-410/1979. ISSN: 2253-802X

https://www.juntadeandalucia.es/eboja

00324062

Artículo 3. Sistema de gestión.
1. El sistema de gestión de la Agencia es el conjunto estructurado de documentos y
elementos interrelacionados o que interactúan para desarrollar, implementar, mantener
y mejorar sus políticas y objetivos. Este sistema proporciona un marco organizado para
asegurar el cumplimiento de la normativa interna y externa, facilitar la mejora continua y
garantizar la coherencia en la toma de decisiones y en el funcionamiento general de la
entidad.
2. Los principios que rigen la elaboración, aprobación, acceso, archivo, custodia y
eliminación de los documentos del sistema de gestión son los siguientes:
a) Flexibilidad: El sistema de gestión y los documentos que lo conforman son flexibles
y dinámicos de acuerdo con las necesidades de la organización y el sometimiento pleno
a la legislación vigente.
b) Coherencia y fácil entendimiento. Las normas internas, procesos, procedimientos y
demás documentación del sistema de gestión de la Agencia deberán:
1.º Expresar con sencillez los principios en los que se inspira, que servirán para
aclarar las dudas e interpretar lo que se regula.
2.º Recoger en un lenguaje claro y descriptivo el modo de funcionamiento obligatorio.
3.º Recoger los compromisos en las relaciones horizontales internas.
4.º Ser acompañados, siempre que sea posible, de diagramas que representen los
procesos y procedimientos que se derivan de las normas fijadas.
c) Disponibilidad: La documentación estará localizada y accesible para las personas
de la organización en la realización de sus funciones y su recuperación deberá ser fácil.
d) Seguridad: En todos los procesos ligados a la gestión de documentos se deberán
adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la
seguridad y confidencialidad de la información contenida en los mismos. Lo anterior
se entenderá sin perjuicio de las disposiciones vigentes en materia de acceso de los
ciudadanos a la información en poder de las Administraciones Públicas, especialmente en
cuanto se refiere a la información ambiental. Por ello, se debe desarrollar una política de
seguridad de la información para la Agencia que deberá ser coherente con la normativa
vigente estatal y autonómica en materia de seguridad de la información.